Smart Working: 5 consigli su come lavorare in modo efficace

Nell’ultimo periodo si sente spesso parlare di Smart Working.

È un fenomeno che si sta diffondendo sempre di più, tant’è che dal 15 novembre 2017 le aziende italiane possono sottoscrivere un accordo individuale attraverso la piattaforma messa a disposizione sul portale del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali.

Lo Smart Working, o Lavoro Agile, va oltre il concetto di Telelavoro. La differenza con quest’ultima forma contrattuale, risiede nella flessibilità di spazio e orario. Lo smart worker può organizzare liberamente il proprio lavoro, senza regole rigide. Infatti, L’Osservatorio del Politecnico di Milano lo definisce “una nuova filosofia manageriale fondata sulla restituzione alle persone di flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati”.

Tra i vantaggi dello Smart Working ci sono la produttività dei lavoratori, stimata intorno al 20% grazie alle migliori condizioni di lavoro, e il risparmio del 20-30% sui costi di gestione dello spazio.

Questa modalità è incentivata da circa il 58% delle aziende italiane e il dato è in continua crescita. D’altronde gli ultimi anni ci fanno capire che sempre più imprese stanno scegliendo la via del digitale.

Ma come si può sfruttare al meglio lo Smart Working, per lavorare in maniera efficace?

Stabilisci spazio e orario di lavoro

Lavorare da casa può ridurre la percezione del tempo, specialmente se non sei abituato a gestirlo per conto tuo. La prima cosa da fare, quindi, è trovare il tuo spazio di lavoro. Che sia sulla scrivania, sul tavolo della cucina o sul divano non ha importanza. L’importante è che organizzi lo spazio che ti serve per lavorare.

Inoltre, definisci degli orari. Se sai che nell’arco della giornata devi dedicarti solo al lavoro, riuscirai a terminare più facilmente i tuoi compiti entro i tempi stabiliti.

Magari chiedi alla tua famiglia di non disturbarti in quella determinata fascia oraria, e silenzia il cellulare per non farti distrarre da messaggi e chiamate da amici. Naturalmente concediti una pausa caffè.

Fai una check-list

Adesso che hai trovato tempo e spazio, è ora di organizzare il proprio lavoro. Ancora prima di cominciare a smanettare al computer, scrivi una check-list. Ti aiuterà a suddividere le tue attività in base alle priorità e alle scadenze.

Ovviamente devono essere obiettivi da realizzare in tempi realistici, altrimenti sarà controproducente per lo stress. Cancellare, man mano, i compiti che hai svolto ti darà un senso di soddisfazione.

Fai a meno del multitasking

Pensi che il multitasking sia sinonimo di produttività? Non è così.

Infatti i neuroscienziati del MIT di Cambridge hanno dimostrato che riduce il rendimento del 40%.

Evita quindi di tenere aperte decine di schede del tuo browser e dedicati a una cosa per volta. La chek-list di cui abbiamo parlato prima dovrebbe aiutarti anche a questo.

Festeggia gli obiettivi raggiunti

Nel primo punto abbiamo detto che amici e famigliari non dovrebbero disturbarti mentre lavori.

Ma il bello di non essere rinchiuso dentro le quattro mura di un ufficio è che puoi condividere i tuoi risultati in tempo reale con le persone a cui vuoi bene.

Se invece vivi da solo, premiati con qualsiasi cosa, anche piccola, che ti faccia stare bene.

Alcuni tool che fanno per te

Adesso veniamo ai tool che ti possono essere utili, se lavori in Smart Working. Esistono alcuni strumenti molto efficaci per condividere i tuoi progetti da remoto con i tuoi colleghi.

Il primo è Google Drive. Il cloud è un’ottima soluzione per archiviare tutti i tuoi file, permettendo anche ad altri lavoratori di modificarli.

Altro strumento utile di Google è Calendar perché, si sa, l’organizzazione è forse l’aspetto più cruciale in un’azienda. Con questo tool invece potete appuntare in digitale i vari compiti, le riunioni o le eventuali assenze di uno dei membri del team.

Infine non possono mancare le piattaforme per le call di gruppo. Tra le varie ti consigliamo Skype o Hangout Meet di Google.