Out of office: 5 consigli per per una perfetta risposta automatica

Siamo giunti al fatidico ponte di Ferragosto che per molti segna l’inizio delle agognate ferie estive. Ma per chi non fosse ancora partito e magari lavora per un’azienda estera per cui è necessario un Out of office, ovvero una e-mail che avvisa sulla propria casella di posta aziendale che sarete via per ferie, in lingua inglese, ma che non sapete come impostare, siamo qui noi.

Grazie Aba English

Con l’aiuto di Aba English, vi daremo 5 pratici consigli per un’impeccabile Out of office che vi farà partire sereni e godere al massimo la vostra vacanza.

Comunica la tua assenza

Scontato si, ma non troppo. La prima cosa da fare in un Out of office è comunicare la tua assenza.

Come comunicare la tua assenza

Quando si comunica la propria assenza in un Out of office è consigliabile specificare fino a quale data tramite una qualsiasi di queste formule:

• I’m out of the office until…: Sono fuori dall’ufficio fino a…
• I will be away: Starò via
• I’m not at the office: Non sono in ufficio

In alternativa se si preferisce precludere la data d’inizio delle proprie ferie si può scrivere:

• I will be out from the office from… until…: Non sarò in ufficio da… a…

Oggetto della mail

L’oggetto della mail, ricordiamolo, sarà un semplice Out of office preceduto da un Authomatic reply

Indica contatto alternativo

La seconda cosa da fare per un perfetto Out of office è indicare un contatto alternativo. Ad esempio:

• If you require immediate assistence please email … in my absence: se avete bisogno di assistenza immediate scrivete un’ e-mail a … in mia assenza

Altre formule sono:

• For urgent queries contact…:Per questioni urgenti contattate

Se decidete di lasciare il numero di telefono:

• … please write to… or call… : Per cortesia scrivete a … o chiamate…

Usa un linguaggio formale

Trattandosi di e-mail di lavoro è bene evitare l’utilizzo di abbreviazioni quali

• I’m out of office

O comunque espressioni troppo colloquiali, da usare solo in caso la propria casella di posta permetta di personalizzare la propria risposta a seconda dei gruppi di contatti, per cui per amici e colleghi si può optare di per un messaggio più simpatico.

Ringrazia e saluta

Quarto punto: ringraziare e salutare.Una forma piuttosto elegante di comunicare la propria assenza, visto che per il destinatario potrebbe essere una brutta notizia, è iniziare il messaggio con un ringraziamento, come:

• Thanks for your e-mail: Grazie per la vostra e-mail
• Thanks for conctacting me: Grazie per avermi contattato

É bene anche salutare alla fine usando saluti neutri e formali come ad esempio:

• Kind regards: riguardi

Lascia uno spiraglio di speranza

Quando si parte per le ferie la tentazione è quella di abbandonare il telefono in albergo o seppellirlo sotto la sabbia in spiaggia, non sempre però è possibile e ogni tanto le e-mail di lavoro vanno controllate, per cui per non far diperare chi potrebbe aver bisogno di voi, potete inserire un messaggio di questo tipo:

• I am out of the office until… with limited access to e-mail: Sono in ferie fino a… con un limitato accesso alle mail

E ora dopo questi piccoli accorgimenti potete partire sereni e godervi il meritato riposo.